Dein IHK-Berichtsheft exportieren kannst du nur noch bis zum 31. Dezember 2026 – danach wird das Digitale Berichtsheft im Serviceportal Bildung abgeschaltet, und was bis dahin nicht heruntergeladen ist, bekommst du nicht mehr. Die gute Nachricht: Der Export ist in ein paar Minuten erledigt und liefert dir eine einzige PDF-Datei mit allen Einträgen. Diese Anleitung zeigt dir, wo die Funktion liegt, was du am fertigen PDF kontrollieren solltest und was du tun kannst, wenn etwas fehlt.
Warum du dein IHK-Berichtsheft jetzt exportieren solltest
Das Digitale Berichtsheft im Serviceportal Bildung läuft aus. Neue Betriebe werden schon seit September 2025 nicht mehr freigeschaltet, einzelne Kammern haben ihr Angebot bereits Ende 2025 beendet, und bundesweit ist zum 31. Dezember 2026 Schluss. Ab dem 1. Januar 2027 kommst du an deine Daten nicht mehr heran – ein nachträglicher Export ist nicht vorgesehen.
Drei Dinge, die dabei oft untergehen:
- Der Export ist deine Aufgabe. Niemand schickt dir deine Berichtshefte automatisch zu. Er läuft über deinen persönlichen Azubi-Zugang, dein Ausbilder kann ihn in der Regel nicht für dich anstoßen.
- Deine Kammer kann früher abschalten. Prüf das Datum auf der Berichtsheft-Seite deiner eigenen IHK. Liegt es vor dem 31.12.2026, gilt das frühere.
- Die Pflicht bleibt. Es verschwindet nur das Werkzeug. Der Ausbildungsnachweis ist weiterhin zu führen und in der Regel Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.
Warum das ganze Thema überhaupt aufgekommen ist und welche Fristen sonst noch gelten, steht ausführlich in unserem Überblick zur IHK-Berichtsheft-Abschaltung.
IHK-Berichtsheft exportieren: die 5 Schritte
Plan zehn Minuten ein, am besten am Rechner statt am Handy – das PDF lässt sich dort leichter ablegen und sichern.
1. Portal öffnen. Ruf das Serviceportal Bildung unter meineihk.service.ihk.de/landing/bildung auf.
2. Anmelden. Melde dich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort an, mit denen du dein Berichtsheft geführt hast. Wenn du das Passwort vergessen hast, setz es jetzt zurück – nicht erst im Dezember.
3. Berichtsheftverwaltung öffnen. Nach dem Login findest du auf der Startseite die Kachel „Berichtsheftverwaltung”. Dort liegen alle deine Einträge.
4. Export starten. Klick auf die Schaltfläche für den Berichtsheftexport aller Einträge als PDF. Der Export erzeugt eine einzige Datei über den kompletten Zeitraum – nicht nur über das laufende Lehrjahr. Je nach Portal-Version kann die Beschriftung leicht abweichen; such nach „Export” oder „herunterladen”.
5. Datei prüfen und sichern. Öffne das PDF sofort und scroll einmal komplett durch. Erst danach ist der Export wirklich erledigt.
Wichtig: Die Export-Funktion steht im Portal den Auszubildenden zur Verfügung. Wenn du parallel noch als Ausbilder oder Betrieb im Portal unterwegs bist, meldest du dich für den Export trotzdem mit deinem Azubi-Konto an. Kammern stellen dazu eigene Kurzanleitungen bereit, zum Beispiel die IHK Region Stuttgart.
Was du am exportierten PDF prüfen musst
Ein Export, den niemand kontrolliert hat, ist nur ein halber Export. Diese vier Punkte kosten dich zwei Minuten:
- Zeitraum vollständig? Die erste Seite sollte bei deiner ersten Ausbildungswoche anfangen, die letzte bei der zuletzt geschriebenen. Lücken in der Mitte fallen beim Durchscrollen sofort auf.
- Freigaben sichtbar? Prüf, ob die Bestätigungen bzw. Unterschriften deines Ausbilders mit im PDF stehen. Ein Nachweis ohne erkennbare Gegenzeichnung ist später schwerer zu verwenden.
- Text lesbar? Stichprobe auf drei, vier zufälligen Seiten: Sind die Tätigkeitstexte vollständig oder am Seitenrand abgeschnitten?
- Dateigröße plausibel? Ein PDF über zwei Ausbildungsjahre mit wenigen Kilobyte ist ein Warnsignal – dann ist vermutlich nur ein Teil enthalten.
Danach: zweimal sichern. Eine Kopie auf dem Rechner, eine in einer Cloud oder auf einem USB-Stick. Und benenn die Datei so, dass du sie in zwei Jahren wiederfindest – Berichtsheft_2024-2026_komplett.pdf schlägt download(7).pdf deutlich.
Wenn der Export nicht klappt
Es fehlen Wochen, die du nie geschrieben hast. Dann liegt es nicht am Export. Diese Lücken kannst du nachtragen, solange das Portal noch läuft – wie du das ehrlich und ohne erfundene Tätigkeiten machst, steht im Artikel Berichtsheft nachträglich ausfüllen.
Der Zugang ist schon gesperrt. Wenn deine Kammer vorzeitig abgeschaltet hat oder dein Konto deaktiviert wurde, wende dich direkt an die Ausbildungsberatung deiner IHK. Frag konkret, ob dort noch eine Kopie deiner Nachweise vorliegt und wie der Zeitraum sonst belegt werden kann. Je früher du fragst, desto größer die Chance auf eine Lösung.
Der Download bricht ab oder die Datei ist leer. Probier einen anderen Browser, deaktivier kurz den Pop-up-Blocker und exportier notfalls in kleineren Zeiträumen, falls das Portal das anbietet. Screenshots sind kein Ersatz – als Ausbildungsnachweis taugen sie nicht.
Häufige Fehler beim Export des IHK-Berichtshefts
- Auf den letzten Drücker exportieren. Im Dezember 2026 wollen alle gleichzeitig ins Portal. Erledige es an einem ruhigen Abend jetzt.
- Nur das aktuelle Lehrjahr sichern. Zur Prüfung willst du den kompletten Zeitraum vorlegen können.
- Das PDF nie öffnen. Ein Export, der nur im Downloads-Ordner liegt und nie kontrolliert wurde, ist eine Wette.
- Eine einzige Kopie behalten. Handys gehen verloren, Festplatten sterben. Zwei Speicherorte sind das Minimum.
- Vergessen, wie es weitergeht. Nach dem Export brauchst du eine Lösung fürs Weiterschreiben – sonst reißt genau da die nächste Lücke.
Nach dem Export: so schreibst du weiter
Wenn dein Betrieb keine Nachfolgelösung stellt, führst du dein Berichtsheft ab sofort selbst weiter. Kostenlose Vorlagen und ausgefüllte Beispiele nach Beruf findest du unter Berichtsheft-Muster, passende Beispiele für Fach- und Monatsberichte unter Fachberichte. Welche Wege es sonst noch gibt, haben wir in der IHK-Berichtsheft-Alternative gegenübergestellt.
Wenn du das Formulieren abkürzen willst: Sag dem KI-Generator von Berichtsheftig, welchen Beruf du lernst und was du in der Woche gemacht hast – du bekommst einen fertig formulierten Bericht als PDF, den du ausdrucken und abzeichnen lassen kannst. Genau den Teil, den dir das Serviceportal bisher abgenommen hat.
Häufige Fragen zum Export des IHK-Berichtshefts
Bis wann kann ich mein IHK-Berichtsheft exportieren?
Bundesweit bis zum 31. Dezember 2026. Danach ist weder der Export noch die Nutzung des Systems möglich. Einzelne Kammern haben bereits früher abgeschaltet – prüf deshalb immer die Angabe deiner eigenen IHK.
Welches Format kommt beim Export heraus?
Eine PDF-Datei mit allen Einträgen über den kompletten Zeitraum. Sie eignet sich zum Ausdrucken und zum digitalen Vorlegen.
Kann mein Ausbilder den Export für mich machen?
Der Export läuft über deinen persönlichen Azubi-Zugang. Dein Ausbilder kann dich erinnern und dir Zeit dafür einräumen – herunterladen musst du selbst.
Was mache ich, wenn im PDF Wochen fehlen?
Erst prüfen, ob die Einträge im Portal überhaupt existieren. Fehlen sie dort auch, trägst du sie nach, solange der Zugang läuft. Ist das Portal schon zu, klärst du mit der Ausbildungsberatung deiner Kammer, wie der Zeitraum belegt wird.
Brauche ich das exportierte PDF überhaupt noch?
Ja. Das Berichtsheft ist in der Regel Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung, und der Nachweis für die zurückliegende Zeit steckt nur in diesem Export. Wie du ihn vorlegst, steht in Berichtsheft zur Prüfung vorlegen.
Zum Schluss
Setz dir für den Export einen festen Termin – diese Woche, nicht irgendwann. Fünf Schritte, ein PDF, zweimal gesichert: Damit ist deine bisherige Ausbildungszeit dokumentiert, egal was mit dem Portal passiert. Für alles, was danach kommt, leg dir diese Seite als Lesezeichen an und starte direkt im KI-Generator.