Die IHK-Berichtsheft-Abschaltung ist beschlossen: Das digitale Berichtsheft im Serviceportal Bildung wird zum 31. Dezember 2026 eingestellt, der Zugriff endet am 1. Januar 2027. Wenn du dein Berichtsheft dort führst, heißt das ganz konkret: Was du bis zum Stichtag nicht exportiert hast, ist danach nicht mehr abrufbar. Eine Nachfolgelösung gibt es – die IHK-Organisation hat sich auf Azubiheft verständigt, allerdings nimmt nicht jede Kammer teil. In diesem Artikel bekommst du die Fristen, eine Checkliste in fünf Schritten und die vier Wege, wie es ab 2027 weitergeht.
Was bei der IHK-Berichtsheft-Abschaltung genau wegfällt
Betroffen ist das Digitale Berichtsheft im Serviceportal Bildung, das viele IHKs ihren Ausbildungsbetrieben und Azubis bisher kostenlos zur Verfügung gestellt haben. Betreiber ist die IHK DIGITAL GmbH, die den Dienst bundesweit einstellt.
Drei Dinge, die dabei oft durcheinandergehen:
- Deine Ausbildung ist nicht betroffen. Es verschwindet nur das Werkzeug, nicht die Pflicht. Der Ausbildungsnachweis bleibt zu führen und ist in der Regel Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.
- Deine Kammer bleibt zuständig. Prüfungsanmeldung, Ausbildungsberatung und die Vorgaben zum Berichtsheft laufen weiter wie bisher – nur eben nicht mehr über dieses Portal.
- Nicht jede IHK hört gleichzeitig auf. Einzelne Kammern haben die Abschaltung vorgezogen. München und Oberbayern, Arnsberg, Dresden, die SIHK Hagen, Potsdam und Elbe-Weser haben ihr Angebot bereits Ende 2025 beendet. Neue Betriebe werden schon seit September 2025 nicht mehr freigeschaltet.
Heißt für dich: Verlass dich nicht auf das bundesweite Datum. Die Frist deiner eigenen Kammer kann früher liegen. Ein Blick auf die Berichtsheft-Seite deiner IHK klärt das in zwei Minuten – zum Beispiel bei der IHK Nordschwarzwald oder der IHK Ostwürttemberg.
Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Was passiert |
|---|---|
| seit September 2025 | Keine Neufreischaltungen von Betrieben mehr |
| 31.12.2025 | Erste Kammern haben bereits abgeschaltet (u. a. München/Oberbayern, Dresden, Potsdam) |
| bis 31.12.2026 | Letzte Gelegenheit, deine Berichtshefte als PDF zu exportieren |
| ab 01.01.2027 | Kein Zugriff mehr – auch kein nachträglicher Export |
Der wichtigste Punkt in dieser Tabelle ist die dritte Zeile. Der Export ist kein Automatismus: Niemand schickt dir deine Hefte zu, und dein Betrieb kann das in der Regel nicht für dich erledigen. Der Export läuft über deinen persönlichen Zugang – du musst ihn selbst anstoßen.
In 5 Schritten auf der sicheren Seite
1. Frist deiner Kammer prüfen. Such auf der Website deiner IHK nach „Digitales Berichtsheft” oder „Serviceportal Bildung”. Steht dort ein früheres Datum als der 31.12.2026, gilt dieses.
2. Alles exportieren, nicht nur das aktuelle Lehrjahr. Melde dich mit deinem persönlichen Zugang an und lade sämtliche Ausbildungsnachweise als PDF herunter – vom ersten Eintrag bis zur letzten Woche. Prüfe stichprobenartig, ob die Unterschriften bzw. Freigaben mit im PDF stehen.
3. Zweimal sichern. Eine Kopie auf dem Rechner, eine in einer Cloud oder auf einem USB-Stick. Ein Berichtsheft, das nur im Downloads-Ordner eines Handys liegt, ist keine Sicherung.
4. Sinnvoll benennen. Berichtsheft_2025_KW01-KW52.pdf findest du in zwei Jahren wieder, download(7).pdf nicht. Klingt banal, spart dir vor der Prüfung echten Stress.
5. Klären, wie es weitergeht. Frag deinen Ausbilder zweierlei: ob eure IHK die Nachfolgelösung schon freigeschaltet hat und ob der Betrieb sie nutzen will. Falls beides nicht zutrifft: Du kannst dein Berichtsheft ab 2027 problemlos selbst führen – wie, steht im nächsten Abschnitt.
Wenn beim Export Lücken auffallen, weil einzelne Wochen nie fertig geschrieben wurden: Das lässt sich nachholen. Wie du dabei vorgehst, ohne dir etwas auszudenken, steht in unserem Artikel zum Berichtsheft nachträglich ausfüllen.
Wie du ab 2027 weiterführst
Nach der IHK-Berichtsheft-Abschaltung hast du im Wesentlichen vier Wege:
Deine IHK stellt eine Nachfolgelösung bereit. Das ist für die meisten der naheliegendste Weg und sollte dein erster Anruf sein. Die IHK-Organisation hat sich auf Azubiheft als gemeinsame Nachfolgelösung verständigt; der Einstieg läuft über eine eigene IHK-Seite. Viele Kammern übernehmen die Kosten für ihre Ausbildungsbetriebe – die IHK Magdeburg etwa stellt sie ihren Mitgliedsbetrieben zum Ausbildungsstart 2026 kostenfrei bereit. Was es bei dir kostet, hängt vom Lizenzmodell deiner IHK ab. Starten kann dein Betrieb, sobald die zuständige Kammer freigeschaltet ist. Wichtig: Deine alten Einträge wandern nicht automatisch mit. Du exportierst sie als PDF aus dem alten Portal und hängst sie in der neuen Lösung an – ein weiterer Grund, den Export nicht liegen zu lassen.
Für drei Gruppen greift dieser Weg allerdings nicht:
- Azubis im Handwerk. Die Lösung ist auch für HWK-Azubis nutzbar, die Kostenübernahme der IHK gilt für sie aber ausdrücklich nicht.
- Betriebe ohne Freischaltung. Nicht jede Kammer nimmt teil, und nicht jeder Betrieb führt die Software ein.
- Alle, die einfach ihr eigenes Heft schreiben wollen, ohne dass im Betrieb ein neues System eingeführt wird.
Für genau diese Gruppen sind die folgenden drei Wege gedacht.
Der Betrieb stellt eine Lösung. Größere Ausbildungsbetriebe wechseln aktuell reihenweise zu kommerziellen Anbietern. Dann bekommst du einen neuen Zugang und trägst dort weiter ein. Deine exportierten PDFs behältst du trotzdem – als lückenlosen Nachweis für die Zeit davor.
Du führst es auf Papier oder mit einer Vorlage. Der Klassiker funktioniert weiterhin. Kostenlose Vorlagen in Word, PDF und Excel sowie ausgefüllte Beispiele nach Beruf findest du unter Berichtsheft-Muster; für Fach- und Monatsberichte gibt es passende Beispiele unter Fachberichte. Ob Papier oder digital für dich sinnvoller ist, haben wir in der Entscheidungshilfe Berichtsheft digital oder Papier gegenübergestellt.
Du führst es selbst digital. Das ist der Weg für alle, deren Betrieb nichts stellt – und das ist gerade in kleinen Betrieben die Mehrheit. Du brauchst dafür keine Firmensoftware: Aus Stichpunkten zu deinen Tätigkeiten macht eine Berichtsheft-KI fertig formulierte Einträge, die du als PDF ausdruckst und abzeichnen lässt. Was Kammern bei der elektronischen Führung üblicherweise erwarten, haben wir in Berichtsheft digital führen zusammengetragen.
Wichtig bei allen vier Wegen: Sprich die Form vorher mit deinem Ausbilder ab. Die Anforderungen der Kammern unterscheiden sich, und ein kurzer Satz im Ausbildungsgespräch erspart dir später Diskussionen über ein ganzes Lehrjahr.
Häufige Fehler bei der IHK-Berichtsheft-Abschaltung
- Annehmen, es gebe gar keinen Nachfolger. Es gibt einen – frag zuerst bei deinem Ausbilder und deiner Kammer nach, bevor du dir selbst etwas aufbaust.
- Auf den letzten Drücker exportieren. Im Dezember 2026 wollen alle gleichzeitig ins Portal. Mach es jetzt, nicht in vier Monaten.
- Darauf vertrauen, dass die Daten mitwandern. Auch beim Wechsel in die Nachfolgelösung werden alte Einträge nicht automatisch übernommen. Ohne deinen PDF-Export sind sie weg.
- Nur das laufende Lehrjahr sichern. Zur Prüfung willst du den kompletten Zeitraum vorlegen können, nicht nur die letzten Monate.
- Screenshots statt PDF. Bildschirmfotos sind kein Ausbildungsnachweis. Nutz die Export-Funktion.
- Die vorgezogene Abschaltung der eigenen Kammer übersehen. Wer bei einer der bereits abgeschalteten IHKs ist, hat die Frist unter Umständen schon verpasst – dann sofort bei der Ausbildungsberatung nachfragen.
- Denken, die Pflicht entfällt mit dem Portal. Das Berichtsheft bleibt zu führen, egal womit.
- Nicht klären, wer künftig abzeichnet. Ohne Unterschriften bzw. Freigaben nützt dir das schönste Heft wenig.
Berichtsheft weiterschreiben – ohne Portal, ohne Betriebssoftware
Wenn deine Kammer nicht teilnimmt oder dein Betrieb kein neues System einführt, musst du trotzdem nicht zurück zum handschriftlichen Heft. Sag dem KI-Generator von Berichtsheftig, welchen Beruf du lernst und was du in der Woche gemacht hast – du bekommst einen fertig formulierten Bericht als PDF, den du ausdrucken und abzeichnen lassen kannst. Das ersetzt genau den Teil, den das Serviceportal dir bisher abgenommen hat.
Häufige Fragen zur IHK-Berichtsheft-Abschaltung
Wann genau wird das IHK-Berichtsheft abgeschaltet?
Bundesweit zum 31. Dezember 2026, der Zugriff endet am 1. Januar 2027. Einzelne Kammern haben bereits Ende 2025 abgeschaltet – prüf deshalb immer die Angabe deiner eigenen IHK.
Stellt meine IHK einen Nachfolger bereit?
Sehr wahrscheinlich ja. Die IHK-Organisation hat sich auf Azubiheft als gemeinsame Nachfolgelösung verständigt, und viele Kammern übernehmen die Kosten für ihre Ausbildungsbetriebe. Verbindlich ist aber immer die Ankündigung deiner eigenen IHK: Nicht jede Kammer nimmt teil, und dein Betrieb kann starten, sobald sie freigeschaltet ist. Für Azubis im Handwerk gilt die IHK-Kostenübernahme nicht.
Sind meine alten Berichtshefte danach weg?
Was du nicht vorher als PDF exportiert hast, ist nach der Abschaltung nicht mehr abrufbar. Ein nachträglicher Export ist nicht vorgesehen. Deshalb: früh exportieren und doppelt sichern.
Kann mein Ausbilder den Export für mich machen?
Der Export läuft über deinen persönlichen Zugang, du musst ihn also selbst anstoßen. Dein Ausbilder kann dich daran erinnern und dir Zeit dafür einräumen – herunterladen musst du selbst.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Wende dich zügig an die Ausbildungsberatung deiner Kammer und an deinen Betrieb und kläre, wie der Zeitraum sonst nachgewiesen werden kann. Parallel solltest du ab sofort lückenlos weiterführen, damit wenigstens der restliche Ausbildungszeitraum sauber dokumentiert ist.
Brauche ich jetzt zwingend eine kostenpflichtige Software?
Nein. Wenn deine IHK die Nachfolgelösung lizenziert, übernimmt sie die Kosten in vielen Fällen für deinen Ausbildungsbetrieb. Und unabhängig davon kannst du dein Berichtsheft mit einer kostenlosen Vorlage weiterführen. Ein Generator nimmt dir das Formulieren ab, ist aber kein Muss – die Form muss lediglich den üblichen Anforderungen deiner Kammer entsprechen.
Zum Schluss
Setz dir für den Export einen Termin – am besten diese Woche. Der Rest ist Routine: sichern, ablegen, weiterführen. Und wenn du beim Weiterführen Zeit sparen willst, leg dir diese Seite als Lesezeichen an und starte direkt im KI-Generator.